7 ASTUCES POUR BIEN REDIGER UN MEL PROFESSIONNEL

7 ASTUCES POUR BIEN REDIGER UN MEL PROFESSIONNEL
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Ecrire un mél professionnel peut devenir un véritable casse-tête. C’est tout un art de s’exprimer correctement à l’écrit. Beaucoup écrivent comme ils parlent et malheureusement dans le monde du travail, savoir être clair devient une priorité.

Nous recevons des dizaines et des dizaines de méls par jour (selon une étude de l’ADEME (l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie) l’envoi de 33 courriels d’1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 kg de CO2 , ce qui équivaut à plus de 1000 km parcourus en voiture).
Ils sont devenus un outil de travail à part entière. Une virgule mal placée, des fautes d’orthographe, une mauvaise tournure de phrase et c’est l’incompréhension, des difficultés d’interprétation et des conflits pour vos destinataires.

Et si vous voulez que le vôtre soit lu en priorité, il vous est indispensable de connaître les 7 astuces suivantes :

1 – Ecrivez un objet court mais impactant

Vous devez savoir que l’objet d’un courriel est un élément déclencheur d’ouverture pour 62 % des destinataires.

Vous devez donc, impérativement renseigner l’objet. Et pour qu’il soit lu, utilisez les techniques journalistes en vous posant les questions suivantes :

· De quoi s’agit-il ? Exemple : Réunion

· Quand ? Exemple : du 17 avril 2017

· Pour qui ? Exemple : Aux responsables techniques

· Sur quoi ? Exemple : la réorganisation du pôle technique

Exemple d’un objet : Réunion du 17 avril 2017 des responsables techniques sur la réorganisation du pôle technique

attention panneau Si vous répondez à un mél, l’objet du message change car automatiquement apparaît « Re ». Et si vous ne changez pas votre objet, au bout de plusieurs courriels, il se transformera en : Re :re :re : re : N’oubliez pas de modifier l’objet. Aussi, si vous devez envoyer plusieurs versions d’un quelconque document, numérotez les : version 1, version 2, etc…

2 – Faites des phrases courtes

Votre lecteur veut comprendre rapidement ce que vous écrivez, pour savoir quelle suite il doit y apporter.

Le plus simple : une idée par phrase. Si vous avez écrit une longue phrase, scindez la en plusieurs phrases courtes. Vous pouvez aussi ajouter des énumérations en insérant des puces qui permettront une lecture plus synthétique. Une phrase courte peut varier entre 8 et 20 mots.

3 – Faites attention au couper/copier/coller

Relisez-vous toujours après votre manipulation afin de corriger une éventuelle erreur de collage.

4 – Evitez les abréviations 

“cc” pour coucou, “RDV” pour rendez-vous, “cdt” pour cordialement, “Mme”pour Madame, “M.” pour Monsieur, “qqchose” pour quelque chose, “cad” pour c’est-à-dire, sont à proscrire car vous écrivez un courriel et pas un sms.

5 – Evitez le langage familier

Voici un tableau récapitulatif des situations de communication avec les formules d’appel et de courtoisie adéquates.

SITUATION DE COMMUNICATION

FORMULES D’APPEL

FORMULES DE COURTOISIE

Relation formelle avec une personne dont vous connaissez le titre (votre supérieur hiérarchique par exemple)

Madame la Directrice,

Monsieur le Président,

Respectueusement

Salutations respectueuses

Relation formelle avec une personne que vous ne connaissez pas (une institution ou une administration par exemple)

Madame,

Monsieur,

Bonjour Monsieur,

Respectueusement

Salutations respectueuses

Relation formelle dans le cadre professionnel avec une personne dont on connaît le nom

Madame XX,

Monsieur YY,

Cher Monsieur,

Chère Madame,

Salutations distinguées
(pour un 1er échange de courriel)

Sincères salutations

Cordiales salutations
(à partir du 2ème échange de courriel)

Relation impersonnelle

Bonjour,

Cordialement

Relation informelle (avec des collègues assez proches)

Bonjour Chloé,

Chloé,

Salut Chloé,

Hello,

Cordialement

Bien cordialement

Très cordialement

Amicalement

A un groupe

Chers collaborateurs,

Bonjour,

Bonjour à toutes et à tous,

Cordialement

6 – Pensez au contenu de votre mél

Réfléchissez bien à la teneur de votre mél et à quels destinataires vous désirez l’envoyer. Certains emails demandent un temps de réflexion afin de rédiger une réponse appropriée. En effet, le courriel n’est pas le bon support pour régler un différend car le ton utilisé par l’émetteur est difficilement perçu. Et le destinataire a le pouvoir de transférer un courriel sans que l’expéditeur en soit informé. C’est ainsi que des courriels « tournent » dans l’entreprise au détriment de l’image de l’émetteur. N’oubliez pas que les paroles s’envolent mais les écrits restent.

7 – Evitez les fautes d’orthographe

C’est primordial de vous relire avant d’envoyer votre mél. Si vos documents transmis sont bourrés de fautes, vous perdez en crédibilité. Et si l’orthographe n’est pas votre point fort, vous avez à votre disposition des correcteurs en ligne qui vous permettent de parer cette petite défaillance. Ou vous pouvez taper votre texte d’abord dans le logiciel word, par exemple, qui a un correcteur orthographique et grammatical intégré et ensuite copier et coller dans le corps de votre courriel. Dans le cas où vous n’avez pas accès à un bon correcteur d’orthographe et si vous n’êtes pas sûr de votre mot, pensez à utiliser un synonyme qui vous permettra d’avoir une orthographe juste. Sinon, voici quelques adresses de sites qui pourront vous aider à vous réconcilier avec notre belle langue française :

https://www.correcteurorthographe.pro/

http://bonpatron.com/ : Il ne nécessite pas d’inscription dans sa version gratuite, il existe une version professionnelle payante (9.99€). La version gratuite est limitée à 3000 signes (environ 500 mots)

https://www.cordial.fr/enligne.php

Mais ces correcteurs ont des limites face à la complexité de notre belle langue française. Equipez-vous de bons guides de la langue et de dictionnaires pour vérifier par vous-même. Internet regorge d’outils de ce type.

LES DICTIONNAIRES

http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais

http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/

https://www.littre.org/

http://www.cnrtl.fr/lexicographie/

LES DICTIONNAIRES DE SYNONYMES

http://www.crisco.unicaen.fr/des/

http://www.synonymes.com/

LA CONJUGAISON

https://leconjugueur.lefigaro.fr/

http://la-conjugaison.nouvelobs.com/

LES DIFFICULTES DE LA LANGUE FRANCAISE

http://www.oqlf.gouv.qc.ca/ressources/bdl.html

About Nadine FIORI


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